Posteingangsstempel

Der Posteingang gut sortiert mit Posteingangsstempel

Der Posteingangsstempel, auch schlichtweg Eingangsstempel  genannt, kommt in Unternehmen ebenso zum Einsatz wie in Organisationen oder öffentlichen Behörden. Damit werden Dokumente gekennzeichnet, die via Post oder Fax eingegangen sind. Außerdem bereitet man sie so für die geordnete Weiterbearbeitung vor. Vor allem bei Firstsachen kommt dem Posteingangsstempel eine immense Bedeutung zu.

Der Posteingangsstempel im Aufbau

Form und Gestaltung des Posteingangsstempels

Der Posteingangsstempel erscheint im Büroalltag in diversen Variationen, sowohl in seiner Form als auch in der Gestaltung. Da sich ein Stempel für den Posteingang individuell gestalten lässt, findet jedes Büro hierin effektive Unterstützung im Arbeitsalltag. Nutzer können – den spezifischen Bedürfnissen angepasst – frei wählen, welche Informationen in die Stempelplatte eingearbeitet werden sollen. Neben der freiwilligen Angabe der Unternehmensbezeichnung oder dessen Abteilung gehört der Schriftzug „Eingegangen am“ zum obligatorischen Bestandteil. Das Datum lässt sich beim Posteingangsstempel frei einstellen, bei einigen Exemplaren sogar die Uhrzeit. Dem Posteingangsstempel können weitere Informationen beigefügt werden, wie etwa der Name des bearbeiteten Mitarbeiters oder die weitergeleitete Stelle im Unternehmen.

Der Posteingangsstempel als Selbstfärbestempel

Mit einem Posteingangsstempel als Selbstfärbestempel  lassen sich Dokumente innerhalb weniger Sekunden mit dem aktuellen Datum versehen. Drückt der Nutzer den Stempelkopf herunter, so löst sich die Stempelplatte automatisch vom intergierten Stempelkissen und gibt einen sauberen Stempelabdruck ab. Achten Sie jedoch vor jeder Anwendung darauf, dass sie das korrekte Datum eingestellt haben.

Der elektrische Posteingangsstempel

Der Posteingangsstempel  in Form eines Elektrostempels ist besonders einfach zu bedienen, da die Stempelung allein durch den Fingerdruck auf einen Taster erfolgt. Die Stempelgeräte werden mittels eines Farbbandes eingefärbt oder sie sprühen die Stempeldaten elektrisch via Tintenstrahldruck auf. Das aktuelle Datum wird dabei automatisch vom elektrischen Stempel geliefert.

Die Nutzungsmöglichkeiten vom Posteingangsstempel

Der Posteingangsstempel besitzt juristische Relevanz, obliegt ihm bei Ämtern und Gerichten doch ein Dokumentationsstatus. Die Fälschung eines Eingangsstempels wird deshalb als Urkundenfälschung behandelt. Bei Gerichten entscheidet der Posteingangsstempel über die fristgerechte Abgabe eines Dokuments. Im Finanzamt dient dieser Stempel dazu, den fristgerechten Eingang von Steuererklärungen, Wider- und Einsprüche zu dokumentieren. Aber auch in anderen Behörden wird der Eingangsstempel eingesetzt:

  • Organe der Gerichtbarkeit wie Amtsgerichte, Arbeitsgerichte oder Sozialgerichte
  • Beim Gerichtsvollzieher, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer
  • Bei Stadt- und Gemeindeverwaltungen
  • In Schulen
  • Bei der Bundeswehr, der Polizei und dem Zoll
  • In der Verwaltung des Bundestages
  • In Rechtsanwaltskanzleien

Der Posteingangsstempel sollte immer auf einen freien Untergrund innerhalb eines Schriftstücks gesetzt werden, nicht aber über den Briefkopf, den Absender oder den schriftlichen Inhalt des Papiers. In integrierten Feldern des Stempels lassen sich individuelle Vermerke wie „Gelesen“ oder „Weitergeleitet“ eintragen. Aber auch Mitarbeiterkürzel finden häufig innerhalb des Posteingangsstempels Platz. 

Der Posteingangsstempel – seine Vor- und Nachteile

Der Posteingangsstempel dient als Unterstützung bei der Bearbeitung des Posteingangs. Denn damit lässt sich der Eingang von Poststücken belegen, was die weitere Bearbeitung erleichtert. Zudem zeigt er wichtige Informationen auf einen Blick und kann sogar firmeninterne Kosten reduzieren, da Verzugszinsen oder Mahngebühren je nach Verwendung schneller eingefordert werden können.

Mit einem Posteingangsstempel lassen sich stets nur die bei der Bestellung des Stempels festgelegten Daten notieren. Zusätzliche Angaben müssen handschriftlich auf einem Dokument vermerkt werden.

Die Vor- und Nachteile des Posteingangsstempels auf einen Blick:

  • Belegt den Eingang von Post
  • Gilt als gerichtlicher Beweis
  • Erleichtert Weiterverarbeitung von Post
  • Nur wenige Angaben integriert
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